出国参会办理事项

1. 出国前——申请

2. 出国中——保存纸质材料，保障人身安全

3. 回国后——报销

• 总结及参会照片，示例如下：

• 报销材料，合并到一个PDF

• 登录财务管理系统，提交报销申请、打印预约报销单

注意事项如下：

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① 如果研究生院报销，出差人数不填；如果老师给报销伙食和公杂费，则如实填

② 如果是国内平台预定的机票和酒店则币种选为人民币，汇率填100，外币金额填写实际人民币支出金额

③ 如果是使用外币支付，则填写中国银行外汇牌价，外币金额填写实际外币支出金额。注意：对于注册费、会员费、车船费、住宿费等提供支付当天的外汇牌价；对于伙食费、公杂费提供出境当天的外汇牌价，金额会自动填。所有的外汇牌价均需要在附件中提供网页PDF。若使用信用卡支付，还需要联系发卡银行开具当月的信用卡电子账单，并附在附件中

④ 如果有退票、办理签证的费用，则统一填到其他非费用。注意：办理签证仅报销往来车票费、住宿费、签证费

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• 拿着预约报销单，前往师生服务中心研究生院窗口，领取资助说明；随后研究生院的老师会把你的号转到国际合作处窗口，在这里领取《哈尔滨工业大学办理出国境手续证明》

• 开始粘贴材料，注意顺序：研究生院预约报销单-》资助说明-》出国境手续证明-》用于研究生院报销的附件材料（注意：电子版直接打印、纸质材料粘贴在粘贴单）-》如有在其他经费卡报销的金额，则继续粘贴其他经费卡的预约报销单，注意要露出预约报销单左上角的条形码和单号-》其他经费卡的报销材料

注意事项如下：国外票据通常包含“Invoice”字样，若没有需要辨别是订单还是发票，若为订单，需要向对应机构索取发票